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digidoc apoia Grupo Transportes Florêncio & Silva na Mudança do Papel para a era do Documento Digital


Added on [2013-01-07]

digidoc apoia Grupo Transportes Florêncio & Silva na Mudança do Papel para a era do Documento Digital

Através da implementação do software I+DOC, o Grupo eliminou cerca de 40.000 cópias e impressões mensais, melhorou o tempo de resposta aos seus clientes e diminuiu o tempo, a complexidade e os recursos alocados a tarefas administrativas.

Lisboa, 7 de janeiro de 2013 – A digidoc, empresa focada na área de Gestão Documental, acaba de desenvolver um projeto no Grupo Transportes Florêncio & Silva (TFS).

Desafio
Como empresa de transportes e logística, a TFS lidava diariamente com um volume acentuado de papel, necessário por questões legais ligadas ao transporte de mercadorias. Em 2011, foram geradas cerca de 1500 guias de transportes/dia que tiveram de ser organizadas, arquivadas e fotocopiadas para anexar às faturas dos clientes.

De forma a agilizar este processo 100% manual, quer em termos de tempo, recursos e espaço físico do arquivo, a empresa necessitava mudar e implementar um software de digitalização em massa que permitisse depois evoluir para o workflow.

Solução

Para fazer face aos desafios existentes, a Digidoc implementou o I+DOC 5 com I+DOC Web, criando rotinas de OCR (Optical Character Recognition) específicas. O I+DOC é um software de arquivo documental desenvolvido em ambiente cliente-servidor na vertente de digitalização e indexação, providenciando a consulta de documentos tanto em ambiente web como cliente-servidor. Inclui um motor de workflow transversal a diversas plataformas de arquivo digital, proporcionando total flexibilidade e fiabilidade, e suporte a qualquer base de dados como repositório (Sybase,
SQL Server, mySQL, Oracle).

Tendo em conta que não existia o hábito interno de tratar documentos de forma digital, a implementação ocorreu de forma pacífica, teve a duração de cerca de 1 semana e envolveu 3 utilizadores: um membro da área IT do Grupo TFS, um coordenador de departamento e um membro da Digidoc.

De acordo com Sérgio André, IT Infrastructure Manager do Grupo Transportes Florêncio & Silva, “A digidoc foi responsável por todo o processo, desde o desenho da solução até à sua implementação, agindo em perfeita parceria e transmitindo as mais-valias do documento digital ao nosso grupo de empresas, que estava alheio a esta realidade. Estamos muito satisfeitos com o trabalho efectuado pela Digidoc, pois demonstrou sempre grande disponibilidade e seriedade no acompanhamento técnico, estando sempre pronta para responder aos desafios que colocámos, como por exemplo o alargamento da solução ao departamento de logística, de RH, divisão de seguros e de pré-contencioso.”

Resultados

A implementação desta solução beneficiou o Grupo Transportes Florêncio & Silva nos seguintes níveis:

Colaboradores: o projeto proporcionou qualidade acrescida ao seu trabalho diário, pois deixaram de estar envoltos em pilhas infindáveis de papel, passando a tratá-lo de forma clara e objetiva. Além da redução do volume de papel e da diminuição do tempo de execução das tarefas, os colaboradores desempenham agora as suas funções com um suporte tecnológico, tornando o seu trabalho bastante mais ágil.

Clientes: a solução implementada permite melhorar o tempo de resposta aos clientes. Os pedidos de informação e o envio de documentos são efetuados através de uma pesquisa no software e em alguns segundos o cliente tem o que solicitou no seu correio eletrónico.

Área Administrativa: o Grupo dispõe agora de um arquivo mais organizado, capaz de gerir eficazmente documentação dos colaboradores e viaturas. Atualmente, o Grupo recolhe de forma fácil a informação sobre um veículo ou motorista, apresentando toda a documentação em tempo útil quando solicitada pelas autoridades, tribunais, etc. O projeto permitiu ainda a eliminação de 40.000 cópias e impressões mensais.

Atualmente, a digidoc é o parceiro do Grupo no tratamento de documentos e arquivo.

Futuro
O Grupo Transportes Florêncio & Silva planeia integrar o I+DOC com o seu ERP (Microsoft Dynamics Nav), e criar webservices para o website de forma a disponibilizar aos seus clientes o acesso imediato à documentação. Paralelamente está prevista a implementação de um software de workflow. A trabalhar com a Digidoc desde 2009, a empresa terá um papel fundamental nestes novos projetos.

Números-Chave
• 1 BD em uso
• 2.356.359 Registos em todas as BD
• 10 Utilizadores
• 3 Postos de captura documental
• 3500 Digitalizações diárias
• 3.488.359 Imagens digitalizadas em 208 GB de espaço em disco
• Eliminação de 40.000 cópias e impressões mensais



Sobre a digidoc
A digidoc é uma empresa participada pela MeiosTec e pela SGW, totalmente focada nas áreas de Gestão Documental, Digitalização, Captura Fotográfica de Livros e de Documentos e Objetos Históricos. A sua equipa é constituída por consultores de tecnologias de arquivo altamente qualificados e com mais de 25 anos de experiência, o que lhes permite disponibilizar uma oferta global e integrada de serviços e produtos inovadores e com provas dadas em centenas de organizações de todo o Mundo. Para mais informações visite www.digidoc.pt.

Sobre o Grupo Transportes Florêncio & Silva
O Grupo Transportes Florêncio & Silva é constituído por 3 empresas – Transportes Florêncio Silva, S.A.; ZAS, Transportes e Logística; Auto Reparadora do Vale Casal, Lda.; e Transportes e Logística, S.A. – e a sua oferta inclui Serviços de Transporte e Distribuição (Transportes exclusivos/dedicados, Transportes regulares ou esporádicos, Outros Transportes) e Serviços de Logística (Logística Integrada e Cross-Docking). Para mais informações visite www.tfs.pt.

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